FAQ – Bildungstrend 2024

Was habe ich als Haupt- und Co-Testleitung zu tun?

Für Einsätze an Schulen, an denen mehrere Gruppen getestet werden (Nicht-Gymnasien und Förderschulen), kann es sein, dass Sie zu zweit als Erhebungsleitung eingesetzt werden. In Ihrem Einsatzplan ist dann entweder „Haupt-“ oder „Co-Testleitung“ vermerkt.

Aufgaben der Haupt-Testleitung

• Das Testpaket für die Ihnen zugeteilte Testgruppe prüfen und zurückmelden.
• Rechtzeitig (spätestens zwei Wochen) vor dem Erhebungstermin den Kontakt mit dem:der Schulkoordinator:in per E-Mail suchen – die Kontaktdaten finden Sie in Ihrem Einsatzplan.
• Das Checklistengespräch mit der:dem Schulkoordinator:in führen und alle organisatorischen Absprachen treffen.
• Die Erhebung in der Schule durchführen und nachbereiten (Statusmail an bista@isq.berlin, Absprachen zur Nachtestung treffen, Meldung abwesender Schüler:innen an IEA, Rückversand des Testpakets)

Aufgaben der Co-Testleitung

• Eigenständig rechtzeitig Kontakt zur Haupt-Testleitung für die organisatorischen Absprachen (Abstimmungen zu Treffpunkt und Uhrzeit) aufnehmen – eine Liste mit den Kontaktdaten der anderen Erhebungsleitungen sollten Sie in der ersten Aprilwoche erhalten haben.
• Das Testpaket für die Ihnen zugeteilte Testgruppe prüfen und zurückmelden.
• Die Erhebung in der Schule durchführen und nachbereiten (Statusmail an bista@isq.berlin, Absprachen zur Nachtestung treffen, Meldung abwesender Schüler:innen an IEA, Rückversand des Testpakets).

Wenn das Feld „Co-/Haupt-TL“ in Ihrem Einsatzplan noch frei ist, bedeutet das, dass Sie alleine in der Schule für die Testung zuständig und folglich für den Kontakt mit der Schule verantwortlich sind.

Natürlich gibt es Fälle (Krankheit, persönlicher Schicksalsschlag, o.ä.) bei denen eine kurzfristige Absage nachvollziehbar ist. Auch in anderen Fällen finden wir sicherlich eine Lösung. Bitte bemühen Sie sich aber, uns so frühzeitig wie möglich in Kenntnis zu setzen. Seien Sie sich bewusst, dass zum einen der Schulalltag für die Erhebungen extra umorganisiert wird und einige Personen davon betroffen sind und Sie zum anderen mit uns einen Vertrag eingegangen sind und die Durchführung der Erhebungssitzungen zugesagt haben.

Sie sind also in jedem Fall noch dafür zuständig, die Testmaterialien an uns bzw. eine neue Testleitung zu übergeben und auch die Absprachen, die Sie mit der Schule getroffen haben zu übermitteln.

Melden Sie uns kurzfristige Ausfälle (insbesondere am Erhebungsmorgen) bitte telefonisch unter (030) 838 583 -06. Nach Möglichkeit informieren Sie bitte auch gleich die Schule/den:die SK.

Schicken Sie uns bitte eine Mail mit folgenden Angaben an bista@isq.berlin:

• Welche Absprachen haben Sie mit der Schule getroffen (Uhrzeit, Testvariante, Kontaktperson etc.)?
• Haben Sie die Pakete geprüft? Falls nein, könnten Sie dies kurzfristig noch übernehmen?
• Wann könnte jemand das Paket bei Ihnen abholen? Oder können Sie das Paket zum ISQ bringen? Bitte nennen Sie 2 Zeitfenster (z.B. heute 16 bis 20 Uhr, morgen ca. 10-18 Uhr)

Sie erhalten in diesem Jahr erstmalig alle Pakete zu einem frühen Zeitpunkt: KW 15/16 für die Testungen bis einschließlich 10.05-2024 und KW 16-18 für Testungen ab dem 13.05.2024. Die Termine, die Sie von uns erhalten, sind verbindlich für die Testungen.

Mit Versand der Testmaterialien erhalten Sie pro Testpaket eine E-Mail mit den Informationen zur Sendungsverfolgung.

Bitte denken Sie daran, den Erhalt der Testpakete kurz zu bestätigen und ggf. fehlende Materialien zu melden. Wir werden schnellstmöglich sukzessive entsprechende Materialien nachversenden.

Falls es bei der Bestätigung im Druckportal zu Problemen kommt, melden Sie sich bitte bei der IEA Hamburg, die bundesweit den Druck organisiert:

Telefon 040 48500 688

Wir möchten Sie noch einmal ausdrücklich daran erinnern, dass Sie die Testmaterialien schützenswerte Informationen enthalten und Sie sowohl in der Vertraulichkeitsvereinbarung wie auch im Werkvertrag bestätigt haben, dass Sie diese vertraulich aufbewahren.

Das bedeutet auch, dass Sie die Hefte innerhalb der Schule nicht außerhalb Ihrer Aufsicht lassen. Wenn Sie den Raum verlassen wollen, müssen die Hefte eingeschlossen werden, nachdem alle anderen Personen den Raum verlassen haben.

• Dies gilt auch für Zeiten, in denen die SuS die Testhefte bearbeiten. Die Aufsicht über die Hefte der anwesenden Aufsichtsperson zu überlassen ist nicht ausreichend; auch dann nicht, wenn diese die Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben haben. Bitte nutzen Sie die Testpausen um ebenfalls Pause zu machen.
• Falls am Testtag Fragen oder Probleme auftreten, für die eine Kontaktaufnahme mit uns notwendig ist, lösen Sie bitte vor bzw. nach der Testsitzung oder in den vorgesehenen Pausen.

Wir arbeiten mit Hochdruck daran, Ihnen eine stimmige Version der Anlage 1 zu übersenden, die alle bestätigten Termine enthält. Am 26. März haben die meisten Testleitungen, bei denen es nach den Schulungen noch Änderungen gab, noch einmal einen aktuellen Stand erhalten.

Leider sind noch immer nicht alle Termine vergeben, weil einige Schulen aufgrund des Wechselunterrichts zusätzliche Termine wünschen und vereinzelt Termine durch Testleitungen abgesagt wurden.

Wenn wir also noch in Absprache zu weiteren Terminen mit Ihnen sind, erhalten Sie im Laufe der Osterferien eine aktuelle Version von uns bzw. sobald Sie die Termine bestätigt haben.

Um einen Überblick über die verschiedenen Prozesschritte zu behalten, Sie ggf. unterstützen zu können und bei einem kurzfristigen Ausfall besser reagieren zu können, hatten wir Ihnen die Checkliste Für Erhebungsleitungen gegeben, wo Sie für Ihre Schulen abhaken können, welche Schritte bereits erfolgt sind.

Auf der Projektübersicht werden Sie gebeten uns zu folgenden Schritten eine Mail zu schicken:

• Kontaktaufnahme mit der Schule erfolgt
• Paket empfangen
• pro Testtag: Testsitzung stattgefunden

Gerne stellen wir Ihnen Textbeispiele (Word) zur Verfügung, die Sie für die Mails verwenden können.

Bitte nutzen Sie in jedem Fall den angegebenen Betreff und schreiben Sie immer die Testgruppen-ID mit in das Betrefffeld. So können wir Ihre Anfragen schneller zuordnen und sehen, ob noch Rückfragen bestehen.

Auf der Rechnungsvorlage ist der Posten “Sonstige Kosten” aufgeführt.

Hier haben Sie die Möglichkeit – nach vorheriger Absprache – entstandene Kosten aufzuführen. Dies kann sich z.B. auf Besondere Ausgaben bezüglich Packmaterial oder Versandmarken beziehen.

In Einzelfällen (vor allem dann, wenn eine Testung sonst nicht stattfinden und auch nicht durch eine andere Person übernommen werden könnte) ist auch die Erstattung von Mietwagen oder Kurierkosten über diesen Punkt möglich. Hier können Kosten nur dann erstattet werden, wenn vorher eine Absprache stattgefunden hat und das ISQ die Möglichkeit hatte, andere günstigere Alternativen vorzuschlagen.

Falls zusätzliche Vergütungen für besonderen Aufwand (z.B. sehr weite Fahrtstrecken, Übernachtungen, sehr kurzfristige Einsätze) vereinbart sind, werden diese in einer zusätzlichen Vereinbarung und nicht über die reguläre Rechnung vergütet.

Im Jahr 2024 ermöglichen wir Ihnen folgende Erstattungen – bitte reichen Sie einen Beleg dazu ein.

Da die Tätigkeit in der Regel auf Werkvertragsbasis erfolgt, müssen Sie nach Abschluss der Tätigkeit eine Rechnung stellen. Sie können dazu gerne eine dieser Rechnungsvorlagen nutzen:

Rechnungsvorlage (inkl. Schulung)

Rechnungsvorlage für Folgerechnungen (ohne Schulung) (Gerne können Sie die Rechnung auf mehrere Überweisungen aufteilen. Bitte kontaktieren Sie uns rechtzeitig, damit wir Details absprechen können. Falls Ihnen die ausgedruckte Variante mehrfach vorliegt, können Sie den Punkt Schulung einfach streichen und aus der Gesamtsummer herausrechnen)

• Falls Sie an einer Schule mehrere Termine / Nachtests durchgeführt haben, führen Sie bitte das entsprechende Datum auf.
• Fahrtkosten können Sie gemäß Werkvertrag  mit 0,20€ pro km (beide Strecken sind erstattungsfähig) oder dem günstigsten ÖPNV-Ticket abrechnen. Bitte fügen Sie Ihrer Rechnung dann folgende Dokumente bei:
  • die Bahn-Tickets im Original oder
  • eine Wegbeschreibung mit km-Angabe (z.B. von Open Street Map)
• Sonstige Kosten (z.B. Auslage von Paketmarken, Hygienemittel, Transporthilfe) können Sie ebenfalls auf der Rechnung aufführen. Bitte senden Sie uns dann ebenfalls den Originalbeleg.
  • Bitte tragen Sie hier NICHT die zusätzlich abgesprochene Aufwandsentschädigung ein. Dazu erhalten Sie von uns zum Ende Ihrer Tätigkeit eine gesonderte Vereinbarung.
• Falls Sie – z.B. wegen eines Krankheitsfalls – nur die Schulung abrechnen möchten, benutzen Sie gerne trotzdem die Rechnungsvorlage und streichen alle anderen posten.

Wenn Sie keinen Originalbeleg beifügen müssen, können Sie uns die Rechnung auch digital (Scan, Fax, Foto inkl. Wegbeschreibung für Fahrtkosten) zukommen lassen. Ansonsten schicken Sie uns die Rechnung mit den Originalbelegen bitte postalisch an

Institut für Schulqualität
Projekt „Bildungstrend“
Schwendener Str. 31
14195 Berlin

Bitte bedenken Sie, dass wir etwa 4-6 Wochen für die Überweisung benötigen. Vor allem die erste Überweisung kann länger dauern, da die Verwaltung einige Einrichtungsschritte vornehmen muss. Auch unleserliche Angaben, vor allem zu Kontodaten, oder fehlende Belege führen zu Verzögerungen, weil wir Sie dann nochmal kontaktieren und Rücksprache halten müssen.

In Einzelfällen (vor allem dann, wenn eine Erhebungssitzung sonst nicht stattfinden und auch nicht durch eine andere Person übernommen werden könnte) ist auch die Erstattung von Mietwagen oder Kurierkosten über diesen Punkt möglich. Hier können Kosten nur dann erstattet werden, wenn vorher eine Absprache stattgefunden hat und das ISQ die Möglichkeit hatte, andere günstigere Alternativen vorzuschlagen.

Falls zusätzliche Vergütungen für besonderen Aufwand (z.B. sehr weite Fahrtstrecken, Übernachtungen, krankheitsbedingte Springertätigkeit am nächsten Tag) vereinbart sind, werden diese in einer zusätzlichen Vereinbarung und nicht über die reguläre Rechnung vergütet.

Sie erhalten am Ende des Testzeitfensters eine zusätzliche Vereinbarung über alle Aufwandsentschädigungen. Bitte geben Sie diese also nicht in Ihren Rechnungen an.